No Conformidad 

Según la norma ISO 9000 una No Conformidad es un incumplimiento de un requisito del sistema, sea este easpecificado o no, se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida generalmente explicita u obligatoria.

Pueden ser de dos tipos:

-       No Conformidad mayor; ausencia o fallo e implantar y mantener uno o mas requisitos del sistema de gestión de calidad o una situación que pudiera basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de los que la organización esta suministrando, las entidades certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no conformidad mayor.

-       No Conformidad menor; es una no conformidad detectada que por sus características no llega a la gravedad de la anterior, las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.

Procedimientos e instructivos de no conformidades

Los criterios para emitir una no conformidad son:

-       Cuando una observación aparece entre 1 hasta 3 veces consecutivas y de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad

-       Cuando la solución involucre recursos adicionales recursos adicionales

-       Cuando la solución altere los requisitos del producto

-       Cuando el proveedor o el subcontrato contratado no cumpla con las condiciones contractuales o acordadas.

-       Cuando la solución propuesta requiera el termino de otras actividades para asegurar la implantación y posterior verificación.

Tratamiento de las no conformidades

Para emitir un informe de no conformidad detectada, la persona que la detecta debe comunicar el hecho al jefe o superior, quien redacta la no conformidad en el informe y lo comunica al profesional, quien también esta facultado para redactar los informes respectivos, entre quienes redacten los informes definirán las responsabilidades para su tratamiento.

Las soluciones a determinar se pueden tomar así:

-       Una acción tomada para eliminar la no conformidad, por ejemplo el reproceso o reclasificacion del producto, servicio o elemento afectado, se establece un plazo para llevar a cabo la corrección y se determina un responsable, quien realiza una nueva verificación.

-       Aceptar el producto, servicio o elemento afectado, su uso o liberación sin que haya necesidad de tomar una medida inmediata de solución o corrección.

-       Tomar acciones para impedir el uso o aplicación prevista de un producto o servicio no conforme.

Porcentajes base liquidación de aportes a la seguridad social, ARP y pagos a terceros.

Salud: 12.5  -empleador 8.5% y trabajador 4%

Pensión: 16% -empleador 12% y trabajador 4%

ICBF: 3%

SENA 2%

Asegurado de Riesgos Profesionales (ARP), el porcentaje de este depende del porcentaje que la tabla refleja, de igual manera, se mira el tipo de empresa y a qué nivel pertenece.

CLASE RIESGO	DE VALOR MINIMO	VALOR INUIAL	VALOR MAXIMO
I	0.348%	0.522%	0.696%
II	0.435%	1.044%	1.653%
III	0.783%	2.436%	4.089%
IV	1.740%	4.350%	6.960%
V	3,219%	6.960%	8,700%

Concepto y características de centro de costo

Es la información requerida para la administración, para evaluar y controlar los costos de los procesos productivos, donde la gerencia tomará las herramientas necesaria para la toma de decisiones.

Costos de producción

Es el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima directa (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra directa (que interviene directamente en la transformación del producto) y costos indirectos de fabricación (intervienen en la transformación del producto, con excepción de la materia prima directa y la mano de obra directa).

Gastos de venta o distribución.

 Son erogaciones en que se incurren en el área de mercadeo que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor.

Gastos de administración.

 Son erogaciones que se originan en el área administrativa.

Con relación a su comportamiento al volumen de actividad.

Costos fijos

Son aquellos costos que permanecen constante ante cambios en el nivel de actividad, en períodos de corto a mediano plazo, son, independientes del volumen de producción (alquiler de la planta industrial, depreciación de la maquinaría, remuneración del gerente de producción y otros). Existen dos categorías:

Costos fijos discrecionales: Son costos susceptibles de ser modificados (Salarios, alquileres).

Costos fijos comprometidos

 Son costos que no aceptan modificaciones, son los llamados costos sumergidos (Depreciación de la maquinaria).

Costos variables

Son aquellos costos totales que fluctúan en forma directa con los cambios en el nivel de producción, en donde los costos aumentan o disminuyen proporcionalmente con relación al volumen de las cantidades producidas. (Materiales, energía, comisiones por ventas y otros)

Costos semi variables o semifijo

Son costos que determinados tramos de la producción operan como fijos, mientras que en otros varían y, generalmente en forma de modificaciones (Pasar de un supervisor a dos supervisores); o que están integrados por una parte fija y una variable (servicios públicos, energía, teléfonos suministro de agua, y otros).

Costos directos

Son los que se identifican plenamente con la actividad en áreas específicas y se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (Materia prima directa, mano de obra directa, consumidos por un trabajo determinado).

Costos indirectos

Son los que no se identifican plenamente con la actividad productiva y no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (Costos indirectos de fabricación: sueldo del gerente de planta, alquileres, energía y otros).

Costos históricos

Son aquellos que se obtienen después que el producto o artículo que haya sido elaborado o incurrieron en un determinado período.

Costos predeterminados

Son aquellos que se calculan antes de fabricarse el producto, en donde se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar los presupuestos, y se dividen en Costos estimados y costos estándar.

Costos del período

Se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios elaborados se relaciona directamente con las operaciones de distribución y administración, en donde se llevan al estado de resultado en el periodo en que se incurre en el renglón de gastos de operación.

Costos del producto

Son aquellos costos que están relacionados con la actividad de producción, se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crédito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un período determinado, quedarán como inventarios tales como: Inventario de materia prima, producción en proceso y producto terminado, reflejándola en el activo corriente y los costos de los artículos vendidos se reflejaran en el estado de resultado a medida que los productos elaborados se vendan.

Costos controlables

Son aquellas decisiones que permiten su dominio o gobierno por parte de un responsable (nivel de producción, sueldos de los gerentes de ventas, sueldo de la secretaria para su jefe inmediato y otros.) Es decir, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no.

No controlables

Son aquellas decisiones que no tienen autoridad sobre los costos en que ese incurre y no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo del empleado, depreciación del equipo de la planta, el costo de la depreciación fue tomada por la alta gerencia).

La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerárquico existe un mayor grado de variables bajo su control.

Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos.

Estos costos son los fundamentos para diseñar contabilidades por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo.

Según su cómputo de actividad financiera

Costo contable

Es la asignación de las erogaciones que demanda la producción de un producto elaborado tales como: Materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

Costo económico

Es aquella que se computa o registra todos los factores utilizados. se registra otras partidas que si bien no tienen erogación, sí son insumos o esfuerzos que tienen un valor económico por su intervención en el proceso: El valor del inmueble propio, la retribución del empresario y el interés del patrimonio neto propio. No significan gastos periódicos, sí son ingresos medidos en términos de costo de oportunidad. El costo es unidad de medición de esfuerzo de los factores de la producción destinados a satisfacer las necesidades humanas y generar ingresos para la entidad.

De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones:

Costos relevantes

Son aquellos que cambian o modifican de acuerdo con la opción que se adopte, también se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: Cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciación del edificio permanece constante, por lo tanto es un elemento relevante por la administración para tomar la decisión.

Costos irrelevantes

Son aquellos costos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido, en donde la administración no toma en cuantas aquellas erogaciones que pueda incidir al comportamiento de los costos del producto.

De acuerdo con el tipo de costo sacrificado incurrido

Costos Desembolsa bles

Son aquella erogaciones que Implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la contabilidad.

Costos de oportunidad

Son erogaciones que se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción. El costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de contabilidad por no ser tomadas en cuentas en la última decisión del costo oportuno.

De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad

Costos diferenciales

Son aquellos costos que aumentan o disminuyen en el costo total del coste del producto, o el cambio en cualquier elemento del costo de producción, en donde están sujetos a una variación en la operación de la empresa según su actividad económica, clasificándola de la siguiente manera.

Costos decrementales

Son generados por las disminuciones o reducciones en el volumen de costos operación o de producción.

Costos incrementales

Cuando existe las variaciones en los costos que son ocasionados por un aumento en las actividades de producción u operaciones de la empresa.

Costos sumergidos

Son aquellos costos que independientemente, de acuerdo al curso de acción que se tomen o sean elegidos, no se verán alterados. ya que estos no necesitan cambios o modificaciones, por ser un costo real o históricos.

De acuerdo con su relación a una disminución de actividades

Costos evitables

Son aquellos que se identificables con un producto o departamento de producción, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, en donde la materia prima será eliminada en el mercado en las fabricaciones de bienes.

Costos inevitables

 Son aquellos costos que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa, en este caso sería el departamento de ensamble, pero el sueldo del supervisor, del gerente de producción, en estos casos no tendrá variaciones.

BASES DE LIQUIDACION

Base de liquidación EPS

De acuerdo a los establecido en los artículos 204 de la ley 100 de  1993, la base de cotización de los trabajadores con vinculación contractual, legal y reglamentaria para la afiliación al sistema general de seguridad social en salud a través del régimen contributivo en ningún caso podrán ser inferior al equivalente al 12.5%  de un S.M.L.V.

Base de liquidación FP

De conformidad con lo establecido en el articulo 17 de la ley 100 de 1993, durante la vigencia de la relación laboral y del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes de  del sistema general de pensiones por parte de los afiliados, los empleadores y contratistas con base en el salario o ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen, la base para calcular las cotizaciones sera el salario mensual.

Base de liquidación ARP 

Como lo establece el articulo 17 del decreto la ley 1295 de 1994, la base para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales, la base de cotización de los trabajadores que estén vinculados mediante un contrato de trabajo en el sector privado sera el salario devengado de acuerdo a como lo establece el código sustantivo del trabajo, este ingreso base de liquidación no puede ser por ningún motivo inferior al SMLV.

Base de Liquidación Caja

Según Articulo 30, el subsidio familiar no es gravable fiscalmente, los pagos efectuados del concepto de subsidio familiar son deducibles para efectos de la liquidación del impuesto sobre la renta. Para que las sumas pagadas por los conceptos anteriores, lo mismo que las sufragadas por salarios y descansos remunerados se pueda aceptar como una deducción es necesario que el contribuyente presente los certificados de paz y salvo con el SENA y la CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, en el que conste que el interesado pago los aportes correspondientes al respectivo año fiscal.

Base de liquidación ICBF

A este aporte se le llevara a cabo el pago teniendo en cuenta la base de liquidación, el concepto de nomina mensual de salarios establecidos según art. 17 de la ley 21 de 1982, se recaudan al mismo tiempo con los aportes al instituto de Seguros Sociales o los subsidios familiares que se hacen a través de la Caja de Compensación.

 Base de Liquidación SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje )

Estos aportes están reglamentados por la ley 119 de 1994, el porte mensual del medio por ciento (1/2 %) que sobre los salarios y jornales debe efectuar la nación dentro de los primeros 10 días de cada mes, a mas tardar el día 20 calendario del mismo mes, el SENA tomara los recursos de la entidad para el desarrollo de los objetivos y funciones, en el cumplimiento estricto de la misión como formación profesional integral, este expedirá un paz y salvo a los empleadores que a la fecha del mismo hayan cumplido con la obligación de la fecha del mismo, también la obligación de efectuar los aportes a la entidad, dejando clara la especificación del monto de la suma pagada, de lo contrario por medio de la ley incurrirá un causal de mala conducta con sanción de régimen disciplinario.

Clases de soportes.

Definición y clases de soportes de contabilidad

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales encontramos:

Soportes internos.

Recibo de Caja.

Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.

Recibo de caja de caja menor.

Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

Comprobantes de egresos.

Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.

Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.

Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.

Facturas de venta.

Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.

Nota crédito.

Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

Nota Débito.

 Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota de Contabilidad.

Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

Soportes externos

Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.

Facturas por compras.

Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

Consignaciones bancarias.

 Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.

Notas débito y crédito emitidas por los bancos.

Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.

Pagarés.

Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.

RETENCION EN LA FUENTE 

Esta consiste en asignar a la retención a la fuente un porcentaje que en e base al salario devengado mensualmente que está de acuerdo a la tabla de la retención establecida por la DIAN ya que con esto se puede disminuir los siguientes conceptos que están establecidos por la ley tributaria aportes voluntarios de pensión, pago por educación, medicina propagada y pagos por vivienda.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE PLANEACION Y CONTROL, CLASES HERRAMIENTAS Y CARACTERÍSTICAS

Los procesos administrativos tuvo su origen la teoría clásica de la administración, quien su pionero fue Henry Fayol, el cual hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos. El dividió las operaciones industriales y comerciales en 6 grupos las cuales fueron llamadas funciones que son las siguientes:

·      Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y clientes.

·      Funciones Financieras: Se relaciona con la búsqueda y gerencia de capitales.

·      Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la protección y conservación de los bienes de las personas.

·      Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros, balances y estadísticas.

·      Funciones Administrativas: Son la integración de las otras cinco funciones, están encargadas de coordinar y sincronizar las demás funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.