101. Retención en la Fuente Salarios_ Procedimiento 1 (2014) _ ElsaMaraC...

Administración de documentos de pago de aportes a terceros

Clasificación de documentos de pago y nominas laborales
Administración de documentos de pago de aportes a terceros

(Financiero)

·         Certificación de Parafiscales

·         Certificación de Supervisión y Cumplimiento

·         Certificación Bancaria

·         Contrato Legalizado

·         Actualización de Proveedores

·         Formato cuadro de control Financiero

·         Planilla de Aportes Seguridad Social

·         Declaración de Ley 1607

·         Certificación juramentada de Pago de Seguridad Social

Soporte de pago a terceros

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa.

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.

Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Recibos de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Consignación bancaria

Un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Facturas de venta

la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales.

La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.

Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien   posee  una cuenta corriente  bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.

Estadística Básica

Es el conjunto de procedimientos y técnicas empleadas para recolectar, organizar y analizar los datos, los cuales sirven de base para tomar decisiones en las situaciones de incertidumbre que plantean las ciencias sociales o naturales.

Concepto de población muestra y muestra representativa.

Es la colección de datos que corresponde a las características de  la totalidad de individuos, objetos, cosas o valores en un proceso de investigación.

Muestra

Es una parte representativa de la población que es seleccionada para ser estudiada, ya que la población es demasiado grande para ser estudiada en su totalidad.

Muestra representativa

Es aquella que posee calidad y tamaño apropiado para hacer mínimos los errores de muestreo.

Se obtiene por una extracción al azar que sea una imagen fiel de la población en lo que respecta a todas las características estudiadas.

¿QUÉ ES LA PLANILLA ÚNICA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES (PILA)?

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA),  tiene como finalidad crear un mecanismo que facilite el  pago oportuno al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión, ARL) y a los aportes  Parafiscales.

¿Quiénes  participan en la PILA?

Aportantes: Persona natural o jurídica que contribuye  a realizar los aportes a Seguridad Social con el fin de fortalecer el sistema

Cotizantes: Trabajadores dependientes, independientes, empleados del servicio doméstico, aprendices del SENA, desempleados con subsidio de las Cajas de Compensación Familiar, funcionarios públicos, etc.

Operadores de Información: Son los encargados de Suministrar, administrar y manejar la información.

¿Cómo funciona la PILA?

·         Se debe contactar el operador de información Pago SIMPLE, en donde contará con  toda la asesoría necesaria para realizar la liquidación de los aportes

·         Por medio de SIMPLE, podrá escoger el canal de atención que más se ajuste a sus necesidades, de forma electrónica o asistida.  Allí realizará la liquidación y pago de los aportes.

·         En el  sitio web www.pagosimple.com,  podrá descargar el certificado y el histórico de los periodos liquidados.

Conceptos devengados, deducidos, netos pagos, apropiaciones y provisiones para prestaciones de ley

·         Devengado: estos es la suma que el empleador por ley debe pagarle al trabajador.

·         Deducido: esto es la ley correspondiente a dineros que disminuyen los valores devengados por cada uno de los trabajadores.

·         Netos a pagar: esto corresponde a a la diferencia total devengado por cada uno de los trabajadores

·         Apropiaciones y provisiones: las que corresponden a los aportes que que debe cancelar el empleador por conceptos parafiscales y provisiones

ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA NOMINA

·         Devengados

·         Salario mínimo

·         salario integral

·         auxilio de transporte

·         horas extras

·         ordinarias

·         diurna

·         nocturna

·         recargo nocturno

·         festivos dominical

·         dominical

·         horas extras diurnas

·         horas extras nocturnas

·         Recargo nocturno dominica o festivo

·         auxilio de alimentación

·         auxilio de rodamiento

·         Comisiones

·         Bonificaciones

·         primer rango

·         Viáticos ocasionales

·         Viáticos Permanentes

·         Deducidos

·         EPS

·         AFP

·         FONDO SOLIDARIDAD

·         EPS

·         AFP

·         FONDO DE EMPLEADOS

·         COOPERATIVAS

·         LIBRANZAS

·         PAGARES

·         EMBARGOS

·         PRESTAMOS DE EMPRESA

·         DESCUENTOS CASINO

·         INCAPACIDADES

·         CUOTAS SINDICALES

·         Apropiaciones y provisiones

E.P.S

AFP

ARL

CAJA COMPENSACION

ICBF

SENA

CESANTIAS

INTERES CESANTIAS

PRIMA

VACACIONES

No Conformidad 

Según la norma ISO 9000 una No Conformidad es un incumplimiento de un requisito del sistema, sea este easpecificado o no, se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida generalmente explicita u obligatoria.

Pueden ser de dos tipos:

-       No Conformidad mayor; ausencia o fallo e implantar y mantener uno o mas requisitos del sistema de gestión de calidad o una situación que pudiera basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de los que la organización esta suministrando, las entidades certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no conformidad mayor.

-       No Conformidad menor; es una no conformidad detectada que por sus características no llega a la gravedad de la anterior, las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.

Procedimientos e instructivos de no conformidades

Los criterios para emitir una no conformidad son:

-       Cuando una observación aparece entre 1 hasta 3 veces consecutivas y de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad

-       Cuando la solución involucre recursos adicionales recursos adicionales

-       Cuando la solución altere los requisitos del producto

-       Cuando el proveedor o el subcontrato contratado no cumpla con las condiciones contractuales o acordadas.

-       Cuando la solución propuesta requiera el termino de otras actividades para asegurar la implantación y posterior verificación.

Tratamiento de las no conformidades

Para emitir un informe de no conformidad detectada, la persona que la detecta debe comunicar el hecho al jefe o superior, quien redacta la no conformidad en el informe y lo comunica al profesional, quien también esta facultado para redactar los informes respectivos, entre quienes redacten los informes definirán las responsabilidades para su tratamiento.

Las soluciones a determinar se pueden tomar así:

-       Una acción tomada para eliminar la no conformidad, por ejemplo el reproceso o reclasificacion del producto, servicio o elemento afectado, se establece un plazo para llevar a cabo la corrección y se determina un responsable, quien realiza una nueva verificación.

-       Aceptar el producto, servicio o elemento afectado, su uso o liberación sin que haya necesidad de tomar una medida inmediata de solución o corrección.

-       Tomar acciones para impedir el uso o aplicación prevista de un producto o servicio no conforme.

Porcentajes base liquidación de aportes a la seguridad social, ARP y pagos a terceros.

Salud: 12.5  -empleador 8.5% y trabajador 4%

Pensión: 16% -empleador 12% y trabajador 4%

ICBF: 3%

SENA 2%

Asegurado de Riesgos Profesionales (ARP), el porcentaje de este depende del porcentaje que la tabla refleja, de igual manera, se mira el tipo de empresa y a qué nivel pertenece.

CLASE RIESGO	DE VALOR MINIMO	VALOR INUIAL	VALOR MAXIMO
I	0.348%	0.522%	0.696%
II	0.435%	1.044%	1.653%
III	0.783%	2.436%	4.089%
IV	1.740%	4.350%	6.960%
V	3,219%	6.960%	8,700%

Concepto y características de centro de costo

Es la información requerida para la administración, para evaluar y controlar los costos de los procesos productivos, donde la gerencia tomará las herramientas necesaria para la toma de decisiones.

Costos de producción

Es el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima directa (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra directa (que interviene directamente en la transformación del producto) y costos indirectos de fabricación (intervienen en la transformación del producto, con excepción de la materia prima directa y la mano de obra directa).

Gastos de venta o distribución.

 Son erogaciones en que se incurren en el área de mercadeo que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor.

Gastos de administración.

 Son erogaciones que se originan en el área administrativa.

Con relación a su comportamiento al volumen de actividad.

Costos fijos

Son aquellos costos que permanecen constante ante cambios en el nivel de actividad, en períodos de corto a mediano plazo, son, independientes del volumen de producción (alquiler de la planta industrial, depreciación de la maquinaría, remuneración del gerente de producción y otros). Existen dos categorías:

Costos fijos discrecionales: Son costos susceptibles de ser modificados (Salarios, alquileres).

Costos fijos comprometidos

 Son costos que no aceptan modificaciones, son los llamados costos sumergidos (Depreciación de la maquinaria).

Costos variables

Son aquellos costos totales que fluctúan en forma directa con los cambios en el nivel de producción, en donde los costos aumentan o disminuyen proporcionalmente con relación al volumen de las cantidades producidas. (Materiales, energía, comisiones por ventas y otros)

Costos semi variables o semifijo

Son costos que determinados tramos de la producción operan como fijos, mientras que en otros varían y, generalmente en forma de modificaciones (Pasar de un supervisor a dos supervisores); o que están integrados por una parte fija y una variable (servicios públicos, energía, teléfonos suministro de agua, y otros).

Costos directos

Son los que se identifican plenamente con la actividad en áreas específicas y se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (Materia prima directa, mano de obra directa, consumidos por un trabajo determinado).

Costos indirectos

Son los que no se identifican plenamente con la actividad productiva y no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (Costos indirectos de fabricación: sueldo del gerente de planta, alquileres, energía y otros).

Costos históricos

Son aquellos que se obtienen después que el producto o artículo que haya sido elaborado o incurrieron en un determinado período.

Costos predeterminados

Son aquellos que se calculan antes de fabricarse el producto, en donde se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar los presupuestos, y se dividen en Costos estimados y costos estándar.

Costos del período

Se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios elaborados se relaciona directamente con las operaciones de distribución y administración, en donde se llevan al estado de resultado en el periodo en que se incurre en el renglón de gastos de operación.

Costos del producto

Son aquellos costos que están relacionados con la actividad de producción, se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crédito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un período determinado, quedarán como inventarios tales como: Inventario de materia prima, producción en proceso y producto terminado, reflejándola en el activo corriente y los costos de los artículos vendidos se reflejaran en el estado de resultado a medida que los productos elaborados se vendan.

Costos controlables

Son aquellas decisiones que permiten su dominio o gobierno por parte de un responsable (nivel de producción, sueldos de los gerentes de ventas, sueldo de la secretaria para su jefe inmediato y otros.) Es decir, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no.

No controlables

Son aquellas decisiones que no tienen autoridad sobre los costos en que ese incurre y no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo del empleado, depreciación del equipo de la planta, el costo de la depreciación fue tomada por la alta gerencia).

La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerárquico existe un mayor grado de variables bajo su control.

Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos.

Estos costos son los fundamentos para diseñar contabilidades por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo.

Según su cómputo de actividad financiera

Costo contable

Es la asignación de las erogaciones que demanda la producción de un producto elaborado tales como: Materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

Costo económico

Es aquella que se computa o registra todos los factores utilizados. se registra otras partidas que si bien no tienen erogación, sí son insumos o esfuerzos que tienen un valor económico por su intervención en el proceso: El valor del inmueble propio, la retribución del empresario y el interés del patrimonio neto propio. No significan gastos periódicos, sí son ingresos medidos en términos de costo de oportunidad. El costo es unidad de medición de esfuerzo de los factores de la producción destinados a satisfacer las necesidades humanas y generar ingresos para la entidad.

De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones:

Costos relevantes

Son aquellos que cambian o modifican de acuerdo con la opción que se adopte, también se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: Cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciación del edificio permanece constante, por lo tanto es un elemento relevante por la administración para tomar la decisión.

Costos irrelevantes

Son aquellos costos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido, en donde la administración no toma en cuantas aquellas erogaciones que pueda incidir al comportamiento de los costos del producto.

De acuerdo con el tipo de costo sacrificado incurrido

Costos Desembolsa bles

Son aquella erogaciones que Implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la contabilidad.

Costos de oportunidad

Son erogaciones que se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción. El costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de contabilidad por no ser tomadas en cuentas en la última decisión del costo oportuno.

De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad

Costos diferenciales

Son aquellos costos que aumentan o disminuyen en el costo total del coste del producto, o el cambio en cualquier elemento del costo de producción, en donde están sujetos a una variación en la operación de la empresa según su actividad económica, clasificándola de la siguiente manera.

Costos decrementales

Son generados por las disminuciones o reducciones en el volumen de costos operación o de producción.

Costos incrementales

Cuando existe las variaciones en los costos que son ocasionados por un aumento en las actividades de producción u operaciones de la empresa.

Costos sumergidos

Son aquellos costos que independientemente, de acuerdo al curso de acción que se tomen o sean elegidos, no se verán alterados. ya que estos no necesitan cambios o modificaciones, por ser un costo real o históricos.

De acuerdo con su relación a una disminución de actividades

Costos evitables

Son aquellos que se identificables con un producto o departamento de producción, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, en donde la materia prima será eliminada en el mercado en las fabricaciones de bienes.

Costos inevitables

 Son aquellos costos que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa, en este caso sería el departamento de ensamble, pero el sueldo del supervisor, del gerente de producción, en estos casos no tendrá variaciones.